Ngocngoctan chào các bạn

Just another WordPress.com weblog

New page 2


Kiểm soát qui trình mua hàng


Gởi các thành viên, mình là kế toán nên lúc nào mình cũng có tính nghi ngờ, không tin ai, nhất là nhân viên mua hàng. Vì mua hàng luôn luôn được hoa hồng hay được chiết khấu. Nếu mua hàng với giá cao thì công ty khó cạnh tranh, do đầu vào cao thì đầu ra sao thấp được. Mình suy nghĩ rất nhiều để xây dựng qui trình mua hàng hợp lý nhưng chưa có cách. Rất mong các thành viên ai có qui trình nào hay xin gởi cho mình với. Cám ơn trước nhe.


thay đổi nội dung bởi: trucquynh, 28-07-2008 lúc 04:02 PM.

Chào TrucQunh
Ban đang trăn trở với một vấn đề hết sức phức tạp. Nếu bạn thành công thì ai là người lợi nhất đây? Bạn hay ông chủ? ông chủ có thuộc sở hữu của bạn k? hihi…
Bạn phải chấp nhận người mua hàng có lợi ích kinh tế ngoài tiền lương, bạn có thể khống chế bằng quy tắc “công khai” tài chính, sử dụng người không có chức năng mua hàng để khảo sát giá thị trường, bạn ấn định giá “trần” và thông báo để các nhân viên “canh tranh” thực hiện.
Bạn lưu ý vấn đề chất lượng. mọi vụ “qua mặt ngoạn mục” đều xuất phát từ “chất lượng madein china” nhưng giá “G7”
Chúc thành công.

Trước tiên bạn phải xác định mình là ai? có quyền hạn đến đâu trong chuyện này đã? Thường thì với DN Nhà nước thì người ở vị trí mua hàng thường là người mà bạn có muốn không tin cũng …không được. Còn ở DN tư nhân, cổ phần thì người mua hàng trực tiếp thường là người nhà, tin cẩn của Sếp, mình là kế toán chỉ có thể kiểm tra một cách hình thức thôi, còn nếu người nhà Sếp có gian lận thì đa số trường hợp cũng khó làm được gì(bởi nếu nó phát hiện mình biết và có ý định gì đấy thì nó thịt mình trước rồi). Khi mua hàng thì chỉ yêu cầu lấy báo giá của nhiều nơi về từ đó chọn ra một đvị có giá cạnh tranh nhất mà mua thôi. Quan trọng nhất vẫn là ‘Mình là ai?’. Chúc bạn cẩn thận và thành công.

Theo mình bạn có thể chia làm 4 chu trình kiểm soát nhỏ trong việc kiểm soat chu trình mua hàng:

1. Kiểm soat từ việc xử lý đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán
vd: phải có kế hoạch mua -> giấy đề nghị mua hàng phải được phê duyệt bởi lãnh đạo –> đơn đặt mua hàng (slượng, clượng, mục đích…) có phê duyệt của lãnh đạo và đánh số liên tục….
Bên mua hàng phải độc lập với người làm đơn đặt hàng là điều quan trọng

2. Kiểm soát khâu nhận vật tư hàng hoá và kiểm nghiệm
….
3. Kiểm soát khâu ghi nhận khoản nợ phải trả người bán
….
4. Kiểm soát khâu xử lý, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ
….
Những vấn đề này bạn có thể tham khảo thêm trong phần kiểm toán báo cáo tài chính. Trong quy trình mua hàng phải trả có nêu rất cụ thể cách kỉêm soát của DN như thế nào tốt nhất. Bạn có thể dựa vào đó để xây dựng cách quản lý của mình.

Kiểm soát qui trình mua hàng


Trích:

Nguyên văn bởi thuhangqueen

mình là kế toán khách sạn .bếp trưởng ở chổ mình kiêm luôn người gọi hàng dù biết là sai nguyên tắc .Có cách nào để quản lý chi phí ở bếp có hiệu quả không giúp mình với

Hiệu quả được hiểu là lợi ích mang lại lớn hơn chi phí bỏ ra.
Như tình huống này bạn có thể cân nhắc: liệu rằng chi phí lương để trả thêm cho 1 người chuyên đi gọi hàng có thấp hơn thiệt hại (có thể có mà cũng có thể không) do bếp trưởng “ăn” hoa hồng khi mua hàng.
Và liệu rằng người mà bạn dự định tuyển vào chức danh “nguời gọi hàng” có đảm bảo 100% là không “ăn” hoa hồng của người bán?

Nguyên tắc “tam đầu” có nghĩa là: người duyệt giá, người thực hiện mua hàng và người ghi sổ theo dõi là 3 người khác nhau.
Theo đó mà kiểm tra xem bạn có vướng nguyên tắc đó không.
Cũng lưu ý rằng nguyên tắc này là nhằm tránh cả sai sót (nhầm lẫn) và tránh cả gian lận.

Nếu chỉ có 2 người nhưng vẫn đảm bảo chống gian lận và nhầm lẫn thì vẫn được xem là phù hợp nguyên tắc. Đừng áp dụng cứng nhắc.

Cty mình thường áp dụng cách ntn không biết có giúp gì đc bạn không:
Người đi mua hàng: Xin báo giá về mặt hàng cần lấy. Sau đó chuyển báo giá lên phòng kế toán or phòng vật tư (Tại phòng này bọn mình thường theo số đt ghi trên báo giá để thẩm tra lại thông tin về nguồn hàng và giá cả) sau đó Từ đó sẽ chuyển lên giám đốc ký duyệt. Khi được sự phê duyệt rùi thì bọn mình sẽ thông báo cho bên bán hàng về việc cung cấp thiết bị cho bên mình. Và cho người đi qua đó nghiệm thu và nhận hàng về. Vậy thôi! Bạn ơi! nhưng cái gì trong phạm vi cho phép thì hãy cho nó qua đi. Còn khi nó ngoài phạm vi rùi thì lúc đó nên tìm cách xử lý” Chúc bạn luôn may mắn và thành công!

Vấn đề này khá phức tap và tế nhị, một số đơn vị có xây dựng quy chế tài chính , ví dụ : ví dụ khi mua mặt hàng nào có giá trị trên 1tr đồng thì lấy 3 bảng báo giá ( người mua lấy ) , sau đó chuyển cho kế toán kiểm tra , sau cùng trình giám đốc duyệt hoặc ký hợp đồng . Quan trọng nhất vẫn là chất lượng, chủng loại, thời gian bảo hành , nước sản xuất … thể hiện ở biên bản nghiệm thu hàng hóa … Nếu đã thực hiện đầy đủ các bước như vậy thì cứ yên tâm . Hơn nữa, mình phải có niềm tin ở người thực hiện, nếu không công việc sẽ luôn bị đình trệ do những khúc mắc của bạn và người khác sẽ có lý do để đổ lỗi cho bạn . Chúc thành công .

http://danketoan.com/forum/showthread.php?t=86703

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: